店舗予約をチャットで受け付ける方法｜初心者向けの始め方と返信例

チャットで予約を受け付けるメリット

電話の予約は、その場ですぐ答える必要があります。手がふさがっていると、出られないこともあります。出られなかった電話は、そのまま予約のチャンスを逃すことにもなります。

チャットなら、お客様は文字で用件を送ります。お店は、手が空いたときに読んで返せます。やり取りが文字で残るので、日時の聞きまちがいも減らせます。

とくに向いているお店

• ひとり、または少人数で営む美容室やサロン
• 教室やレッスンなど、時間を決めて予約を受けるお店
• 作業中に電話に出にくい飲食店や工房
• 若いお客様が多く、電話より文字を好むお店

チャット予約のやり方は3通り｜お店に合う方法の選び方

チャットで予約を受ける方法は、大きく分けて3つあります。どれが正解ということはありません。お店の規模や、お客様の年代に合わせて選びましょう。

たとえば「駅前の小さな美容室」なら、予約システムで空き枠を見せる方法が合うかもしれません。一方で「ひとりで営む料理教室」は、相談しながら日時を決めることが多いはずです。その場合は、チャットで会話しながら決める方法が向いています。

迷ったら、次の2つを自分に聞いてみてください。「予約の前に、お客様と相談することが多いか」。そして「1日に何件くらい連絡がくるか」です。相談が多いなら会話型、件数が多いなら自動化できる方法がおすすめです。

始める前に決める予約のルール

チャット予約を始める前に、いちばん大切なのがルール決めです。ルールがあいまいだと、返信のたびに迷ってしまいます。お客様にも、わかりやすく伝えられません。

むずかしく考えなくて大丈夫です。紙に書き出すだけでも十分です。下のチェックリストを見ながら、ひとつずつ決めていきましょう。

ルールの文章を考えるのが苦手なら、AIに手伝ってもらうのも一つの手です。AIとは、文章を作ったり質問に答えたりしてくれるしくみです。ChatGPTなどの対話型AIに、次のように頼んでみましょう。

私は【駅前の小さな美容室】をひとりで営んでいます。チャットで予約を受け付けたいので、お客様向けの「予約のご案内」を作ってください。
・受付する時間：【平日10時〜18時】
・お客様に聞くこと：【希望日時、メニュー、お名前】
・返信の目安：【当日中】
・キャンセル：【前日までにご連絡】
やさしく、短めの文章でお願いします。

予約の返信文・テンプレートをAIで作る

チャット予約で手間がかかるのは、毎回の返信です。同じような文を何度も打つのは大変ですよね。そこで、よく使う返信をテンプレート（ひな形の文）にしておきましょう。

よく使う返信は、だいたい4つです。「受付しました」「日時を確定しました」「その時間は空いていません」「キャンセルを承りました」。これを先に作っておくと、返信がぐっと楽になります。

【ひとりで営む料理教室】の予約受付に使う、チャットの返信テンプレートを4つ作ってください。
1. 予約の希望を受け取ったとき
2. 日時が確定したとき
3. 希望の時間が埋まっていて、別の日を案内するとき
4. キャンセルの連絡を受けたとき
それぞれ3〜4文で、ていねいだけど堅すぎない言い方にしてください。【】の部分は、あとで書きかえられるようにしてください。

たとえば、実際のやり取りは次のようなイメージになります。お客様の希望を受けて、日時と内容を確認し、最後に確定を伝える流れです。

チャット予約の受付を始める手順

ルールと返信文がそろったら、いよいよ受付の準備です。ここでは、どの方法を選んでも共通する流れを紹介します。上から順番に進めてみてください。

1. 受付する方法を1つ選ぶ前の章の表を見て、お店に合う方法を1つだけ選びます。最初からいくつも使うと、確認もれが起きやすくなります。
2. お店の基本情報を登録する営業時間、定休日、場所、メニューと料金などを登録します。お客様からよく聞かれることほど、先に書いておくと返信が減ります。
3. 返信テンプレートを用意するAIで作った返信文を、スマホのメモ帳や、サービスの定型文の機能に保存します。すぐに呼び出せる場所に置くのがコツです。
4. 自分で予約をためしてみる家族や知り合いのスマホから、お客様のつもりで予約を送ってもらいます。通知が届くか、返信がきちんと届くかを確かめましょう。
5. お客様に受付先を知らせる準備ができたら、受付の入口をお客様に知らせます。知らせ方は、次の章でくわしく説明します。

とくに大切なのが、4つめの「ためしてみる」です。通知が届かない設定のままだと、予約に気づけません。始める前に、必ず一度は確認しておきましょう。

受付URLやQRコードでお客様に知らせる

受付の準備ができても、お客様が知らなければ使ってもらえません。お店の入口を、いろいろな場所に置いておきましょう。多くの受付サービスでは、受付ページのURL（ネット上の住所）が用意されています。

URLは、QRコード（スマホのカメラで読み取る四角い模様）にすると便利です。お店のレジ横や、ショップカードに印刷できます。お客様は、カメラをかざすだけで受付ページを開けます。

知らせる場所の例

• InstagramやXなどのプロフィール欄
• お店のホームページの「予約」のところ
• レジ横やテーブルに置くPOP（小さな案内）
• ショップカードやチラシ
• Googleマップに出るお店の情報欄

案内の文も、AIに作ってもらえます。短く、何をすればよいかがすぐわかる文にするのがポイントです。

【駅前の小さな美容室】のレジ横に置くPOPの文を作ってください。「チャットで予約できるようになった」ことを伝え、QRコードを読み取ってもらいたいです。30文字くらいの見出しと、2行くらいの説明文を、3パターンお願いします。

ダブルブッキングや無断キャンセルを防ぐ注意点

チャット予約で気をつけたいのが、ダブルブッキング（同じ時間に予約が重なること）です。電話とチャットの両方で受けていると、起きやすくなります。予約は、1つの場所にまとめて管理しましょう。

紙の予約帳でも、スマホのカレンダーでもかまいません。「予約が決まったら、すぐここに書く」と決めておくのが大切です。確定の返信を送る前に、記録を確認するクセをつけると安心です。

お客様の情報の取り扱い

チャットでは、お名前や電話番号などを受け取ることがあります。必要のない情報は、聞かないようにしましょう。受け取った情報は、ほかの人に見られない場所で管理します。

よくある質問

まとめ

チャットでの予約受付は、ひとりや少人数で営むお店の強い味方です。お客様は好きな時間に連絡でき、お店は手が空いたときに返せます。大切なのは、最初にルールを決めることと、予約の記録を1か所にまとめることです。いきなり全部をそろえなくても大丈夫です。今日はまず、この記事のチェックリストを見ながら、予約ルールを紙に書き出してみましょう。それができたら、AIに返信テンプレートを作ってもらうところへ進んでください。